Công ty tổ chức sự kiện

Mỗi năm thế giới chi khoảng 500 triệu USD cho các sự kiện. Bạn có thể tranh thủ kinh nghiệm “tiệc tùng” của mình để thiết kế, tổ chức các sự kiện cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp. Với một chút nỗ lực, bạn sẽ luôn tìm được chỗ đứng lâu dài và vững chắc trên thị trường này.

Ngành tổ chức sự kiện đã có những bước tăng trưởng vượt bậc trong 10 năm qua và theo một nghiên cứu gần đây của TS. Joe Goldblatt, thì mỗi năm thế giới chi khoảng 500 triệu USD cho các sự kiện. TS. Joe Goldlatt là người sáng lập ra Hiệp hội các Sự kiện Quốc tế (ISES), đồng thời là tác giả của cuốn từ điển quốc tế về quản lý sự kiện (The International Dictionary of Event Management).

"Nói không ngoa thì với một chút nỗ lực bạn sẽ luôn tìm được chỗ đứng lâu dài và vững chắc trên thị trường này. Nếu bạn đang làm cho một mảng sự kiện thì bạn có nhiều hướng để phát triển thêm còn nếu bạn mới vào nghề thì cơ hội làm giàu là vô kể” - TS. Joe Glodlatt khẳng định.

Theo nghiên cứu của TS. Goldblatt, lợi nhuận của ngành tổ chức sự kiện đã, đang và sẽ tiếp tục tăng. Cách đây vài năm, tỷ suất lợi nhuận của ngành này là khoảng 15% nhưng theo nghiên cứu mới đây nhất thì con số này hiện đã lên đến 30-40%. Bên cạnh sự khá giả của nền kinh tế thì một lý do khác là ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển hướng thuê ngoài việc tổ chức sự kiện.  

Tổ chức sự kiện là gì?

Thực chất câu hỏi này có hai hàm ý: Có những loại sự kiện nào? Và phải làm những công việc gì?

Để trả lời câu hỏi đầu tiên, chúng tôi xin liệt kê một số loại sự kiện phổ biến như sau:  

•    Lễ kỷ niệm (kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, cưới hỏi, họp mặt, diễu hành, hội chợ)

•    Giáo dục, đào tạo (hội thảo, hội nghị, lễ tốt nghiệp)

•    Xúc tiến, quảng bá (khai trương, giới thiệu sản phẩm, đại hội, mít tinh, trình diễn thời trang)

•    Khen thưởng, tri ân (lễ tưởng niệm, các sự kiện dân sự)

Danh sách này chưa phải là đã đầy đủ nhưng qua đó có thể thấy các sự kiện có thể liên quan đến doanh nghiệp, mang tính giao tế đơn thuần hay thuộc cả hai phạm trù.

Tiếp đến là câu hỏi: Phải làm những công việc gì? Thông thường, nhà tổ thức sự kiện có thể sẽ phải làm một vài hoặc tất cả những nhiệm vụ dưới đây:

•    Tiến hành nghiên cứu

•    Xây dựng kịch bản

•    Tìm địa điểm

•    Bố trí đồ ăn, thức uống, chương trình văn nghệ và trang hoàng

•    Bố trí phương tiện đưa đón khách

•    Gửi thư mời cho khách

•    Sắp xếp chỗ ngủ/nghỉ cho khách nếu cần

•    Điều phối công việc của những thành viên trong ban tổ chức

•    Giám sát, theo dõi tại địa điểm tổ chức sự kiện

•    Tiến hành đánh giá kết quả

Số lượng công việc mà bạn/công ty bạn phải làm sẽ phụ thuộc vào loại hình và quy mô của sự kiện mà điều này thì lại phụ thuộc vào mức độ chuyên sâu của bạn.

Tại sao mọi người thuê người tổ chức sự kiện?

Câu trả lời rất đơn giản: nhiều người cảm thấy không có đủ năng lực và thời gian để tự đứng tổ chức một sự kiện. Để mọi thứ được thực hiện một cách bài bản, họ phải thuê những nhà tổ chức sự kiện ở bên ngoài.

Ai có thể trở thành nhà tổ chức sự kiện?

Thường thì những nhà tổ chức sự kiện thường bắt đầu từ một khía cạnh của tổ chức sự kiện rồi phát triển lên. Như Martin V.K. từng sở hữu một công ty cung cấp thực phẩm trước khi anh quyết định nhận tổ chức nguyên cả sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện khác cũng có xuất phát điểm tương tự.

Điều này lý giải tại sao nhiều đơn vị tổ chức sự kiện không chỉ làm công tác điều phối mà còn đứng ra cung cấp một số dịch vụ cho sự kiện mà họ tổ chức.

Các nhà tổ chức sự kiện cũng có thể đã từng làm công việc tổ chức sự kiện ở các công ty khác trước khi họ ra làm riêng. Joyce B.W. vốn là cán bộ tổ chức sự kiện của một chuỗi bán lẻ trong suốt 11 năm và có thời gian làm cho một công ty tổ chức sự kiện trước khi mở công ty riêng.

Văn bằng/chứng chỉ

Hãy cân nhắc kiếm một tấm bằng hay một chứng chỉ về quản lý hoặc tổ chức sự kiện tại một trường đại học/cơ sở đào tạo địa phương. Ngoài ra, nếu có thể, hãy đăng ký với một tổ chức chuyên môn để xin cấp chứng nhận. Những loại bằng cấp, chứng nhận này nhiều khi là tiêu chí hàng đầu để doanh nghiệp xét chọn bạn làm nhà tổ chức sự kiện cho họ.

Đối tượng khách hàng là công ty

Nói một cách khái quát thì dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ hướng đến hai đối tượng khách hàng là công ty và cá nhân. Công ty ở đây không chỉ là doanh nghiệp mà còn bao gồm cả những tổ chức từ thiện và những tổ chức phi lợi nhuận - chuyên tổ chức các lễ quyên góp, các bữa tiệc chiêu đãi, các cuộc thi đấu thể thao,… để phát động quần chúng tham gia ủng hộ, đóng góp. Mỗi năm có hàng ngàn các sự kiện như thế này được tổ chức. Trường hợp không đủ kinh nghiệm để tổ chức những sự kiện lớn, bạn vẫn có thể lựa chọn những sự kiện nhỏ ở địa phương để làm quen dần.

Còn các doanh nghiệp thường sẽ tổ chức các triển lãm thương mại, các cuộc họp, các hội nghị, đại hội cổ đông, các buổi picnic, các kỳ nghỉ mát,…

Đối tượng là cá nhân

Với những đối tượng này, các sự kiện chủ yếu là cưới hỏi, sinh nhật, lễ kỷ niệm, thôi nôi, họp mặt,… Bạn có thể chọn tổ chức chuyên sâu một hoặc một vài sự kiện hoặc nhận đảm đương tất cả tuỳ theo ý muốn và khả năng của mình.

Những sự kiện mang cá nhân như trên - nhất là sinh nhật, các lễ cưới, lễ kỷ niệm -  dự kiến sẽ còn tăng trưởng trong thời gian tới khi mà các thế hệ của thời kỳ bùng nổ dân số già đi và con cái của họ đến tuổi lập gia đình.