Ý tưởng - Thử thách đối với người Tổ chức sự kiện

Xin trích lời của một cố đạo diễn tài năng trong ngành sự kiện, nghệ thuật Việt Nam - Huỳnh Phúc Điền "Để có ý tưởng không khó, quan trọng là phải có tiền". Đó cũng là tâm sự nặng lòng của những người làm ý tưởng, các chuyên gia tổ chức sự kiện, họ thường xuyên phải suy nghĩ, phải tim tòi để tạo ra ý tưởng thoả mãn yêu cầu của khách hàng, nhưng thường thì concept của

 Xin trích lời của một cố đạo diễn tài năng trong ngành sự kiện, nghệ thuật Việt Nam - Huỳnh Phúc Điền "Để có ý tưởng không khó, quan trọng là phải có tiền". Đó cũng là tâm sự nặng lòng của những người làm ý tưởng, các chuyên gia tổ chức sự kiện, họ thường xuyên phải suy nghĩ, phải tim tòi để tạo ra ý tưởng thoả mãn yêu cầu của khách hàng, nhưng thường thì concept của họ hoặc không được chấp nhận hoặc không được thực hiện vì khách hàng... không có tiền.

Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi  tiết là hai trong số những nhân tố quan  trọng nhất bảo đảm cho một sự kiện  thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động  trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết.

Công ty tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã  vạch ra và được nhất trí. Sử dụng lịch trình: dùng lịch và    khởi đầu từ ngày tổ chức sự kiện, tính lùi trở lại, kiểm tra  lại các hạng mục công việc phải làm. Lồng ghép dòng  chảy công việc vào dòng chảy thời gian, ta có được lịch  trình khá đầy đủ.

Cần chú ý là có rất nhiều yếu tố chi phối  tới kết quả của tổ chức sự kiện.  Yêu cầu phải hình dung ra và chú ý tới tất cả các công  việc dù là công việc nhỏ và đơn giản nhất.

Qua thực tế  cho thấy những sai phạm thường xảy ra ở những việc nhỏ  và đơn giản song tác hại của nó lại không nhỏ và đơn giản  chút nào. Một công việc sai phạm tác hại của nó gây hiệu  ứng Domino sang các tác động khác và hậu quả thật khó  lường.    Để đảm bảo tổ chức sự kiện thành công phải tuân thủ  nghiêm ngặt lịch trình.

Yếu tố này xuyên suốt quá trình tổ  chức sự kiện.  Mục tiêu là phải hoàn thành mọi công việc chuẩn bị trước  ngày diễn ra sự kiện để những người có liên quan có thời  gian rà soát lại những chi tiết cuối cùng.  Kiểm tra hợp đồng:  Một trong những yêu cầu có tính bắt  buộc với những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là  kiểm tra lại tất cả các hợp đồng với các tổ chức cung ứng  và những người có liên quan khác.

Nhà tổ chức sự kiện cần có kế hoạch cụ thể với các nhà  cung cấp, kiểm tra tiến độ cung cấp. Chú ý những mốc    thời gian quan trọng trong tiến độ cung cấp của họ phải  được thể hiện và quán triệt trong hành trình tổ chức. Đặc  biệt chú ý tới những hạn chót phải đặt hoặc hủy. Đây là  những hạn cuối cùng cho phép thay đổi nội dung hợp  đồng ( số lượng, thời gian, địa điểm ) thực hiện hoặc hủy  bỏ hợp đồng mà không bị phạt.

Thông thường, thay đổi  nội dung hợp đồng trước hạn cuối cùng một ngày sẽ  thuận lợi cho cả hai bên.  Nhà tổ chức sự kiện cần ghi hạn cuối cùng trong hành  trình tổ chức và ngày cụ thể để xem xét lại hạn cuối đó.  Dành thời gian cho bản thân mình ra các quyết định chính  thức vấn đề đó ( đối với các hợp đồng )  

Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ  chức theo bảng chi phí và lịch thanh toán. Phải tính đến  tất cả các hạng mục của từng nội dung sự kiện. Hãy mô tả  chi tiết từng hạng mục ai là người chịu trách nhiệm thực  hiện và hạn cuối cùng là ngày nào, cần bố trí thời gian  thỏa đáng cho việc chuẩn bị hành trình tổ chức.  Khi thực hiện gửi thư mời, người tổ chức cần gửi một thư  cho chính mình, với cách này giúp Nhà tổ chức dự đoán  thư tới đối tượng có bị chậm hay không. Qua kiểm tra  ngày đóng dấu trên tem phong bì, Nhà tổ chức sự kiện có  thể biết thư mời có đến đúng theo lịch trình không.  

Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ từng bước,  từng nội dung và người được phân công thực hiện. Như  vậy sẽ tránh được sai sót và tình trạng lẫn lộn công việc.  Bảng nội dung công việc sẽ trở thành những việc làm  thực mà Nhà tổ chức sự kiện, với tư cách là tổng công  trình sư và là nhà đạo diễn sáng tạo. Các bảng nội dung  công việc lúc này sẽ là nội dung hoạt động của sự kiện  của người tổ chức sự kiện.

Những nội dung của nó phải  được bám sát từ đầu đến cuối quá trình tổ chức sự kiện. Cần có một cán bộ chịu trách nhiệm lập các bảng phân  công công việc cho cán bộ công nhân viên. Kiểm soát toàn bộ thông tin đã vào bảng, cán bộ đó phải là người  duy nhất làm việc với bên cung cấp và hoàn tất kế hoạch.

Nhà đạo diễn sáng tạo (tổng chỉ huy) phải nắm vững kịch  bản, hiểu rõ sự kiện ( từng thời điểm, từng bước đi, từng  chi tiết) từ trong ra ngoài, cũng giống như người nhạc  trưởng hoặc đạo diễn làm phim vậy. Mỗi nhận viên phải  biết rõ vai trò của mình, phải biết mình làm những công  việc gì, trong thời gian nào, ở đâu và do ai phụ trách.  Cần chọn một người chịu trách nhiệm cho toàn bộ sự kiện  trong ngày tổ chức sự kiện. Một vấn đề được khẳng định  trong thực tiễn là người chỉ đạo khó có thể đồng thời là  người có vai trò làm chủ lễ hay dẫn chương trình (MC).