Yếu tố nhân sự trong tổ chức sự kiện

Nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định thành công của event. Dưới đây sẽ là một số thông tin cơ bản về yếu tố nhân sự và cách quản lý nhân sự cho một sự kiện.

Nhân sự là điều rất quan trọng đối với việc tổ chức event, bởi con người là tiền đề cho mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện, là nơi bắt nguồn các ý tưởng sáng tạo và cụ thể kế hoạch trên giấy ra thực tế. Bởi vậy, có thể nói nhân sự là yếu tố quan trọng bậc nhất quyết định thành công của event. Dưới đây sẽ là một số thông tin cơ bản về yếu tố nhân sự cho một sự kiện.

Nhân sự tổ chức sự kiện gồm những vị trí nào?

Để tổ thức thành công một sự kiện, đội ngũ nhân sự sẽ được chia ra thành từng nhóm, hỗ trợ và giúp đỡ nhau trong quá trình làm việc. Mô hình chung cho nhân sự tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những vị trí sau:

Quản lý

Quản lý sẽ chịu trách nhiệm lập ra bản kế hoạch hoàn thiện và thống nhất dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của các cộng sự. Người này sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện, kiểm soát khủng hoảng. Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người để xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Có thể nói, vị trí này rất quan trọng và cần một người đủ khả năng đảm nhiệm, bởi vị trí này lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện.

Giám sát

Nếu quản lý chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ phụ trách từng hạng mục cụ thể trong event. Ví dụ như phụ trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên – PGs, tổ chức tiếp đón khách mời nổi tiếng… Tuy nhiên, chức vụ này chỉ có trong những event mang quy mô lớn, còn nếu event của bạn có quy mô nhỏ thì bạn nên bỏ qua chức vụ này, để người quản lý và các bộ phận khác làm việc trực tiếp với nhau.

Nhân viên

Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager. Các nhân viên đã được tranning kỹ lưỡng từ trước và nên có kỹ năng team work tốt để phối hợp với cấp trên và với các đồng nghiệp. Nếu có sự cố đột xuất gì thì phải báo ngay với manager để xử lý kịp thời.

Cộng tác viên/Tình nguyện viên

Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng.

Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi.

tình nguyện viên nhân sự tổ chức sự kiện

Trên đây là những vị trí chính trong việc tổ chức một event, được phân chia theo chức vụ. Còn khi nhìn nhận đội ngũ nhân sự theo tiêu chí bộ phận, thì sẽ gồm có bộ phận Sáng tạo, bộ phận Hậu cần, bộ phận Chăm sóc khách hàng, bộ phận Kỹ thuật, bộ phận Thiết kế…

Chúc các bạn thành công!

Doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, xin hãy vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn tốt nhất.Hotline:0908757776